Name: OPENDOEK vzw
Price range: $

Bij e-facturatie wordt een gestandaardiseerde factuur verstuurd over een gesloten en beveiligd elektronisch netwerk zoals Peppol.

E-factuur
Een elektronische factuur opgesteld volgens een internationaal gestandaardiseerd formaat. Heel technisch: het formaat is een combinatie van XML (een programmeertaal voor het structureren van digitale informatie) en UBL (een universele set labels dat wordt gebruikt bij het opstellen van een e-factuur).
Peppol
Het ‘Pan European Public Procurement Online’-netwerk is het internationaal, gesloten en beveiligde netwerk waarop je e-facturen uitwisselt. Het Peppol-netwerk is verplicht te gebruiken door alle lidstaten van de Europese Unie vanaf 1 januari 2028. Maar naast de lidstaten van de EU sluiten ook al zeker het Verenigd Koninkrijk, de Verenigde Staten, Canada, Australië en Zuid-Afrika aan op dit netwerk.
Peppol access point
De elektronische brievenbus van waaruit je een e-factuur verstuurt of ontvangt.

Geen zorgen! Bij een e-facturatietool stel je een factuur op zoals je dat gewoon bent te doen.

Het verschil met een factuur in Word, Excel of pdf is dat de informatie van je factuur automatisch wordt gecodeerd voor een vlotte verzending over het Peppol-netwerk. Weet dat je e-facturatiesoftware naast het gecodeerde XML-bestand ook gewoon een pdf-versie maakt. Zo kan jij je e-facturen nog vlot lezen.

Voordelen

Het lijkt misschien anders, maar de overstap naar e-facturatie heeft vooral voordelen voor verenigingen en freelancers.

Opstellen van uitgaande facturen is eenvoudiger.
Verwerken van een inkomende factuur verloopt veel sneller omdat de boekhoudsoftware veel gegevens herkent en automatisch invult.
Je btw-aangifte kan vlotter worden opgesteld.
Er kunnen geen facturen meer verloren gaan.
Facturen kunnen sneller worden betaald.
Het Peppol-netwerk is sterk beveiligd. Hierdoor kun je erop vertrouwen dat je enkel officiële (en geen vervalste) facturen ontvangt.

Voor wie is e-facturatie verplicht?

De verplichte e-facturatie is van toepassing op de facturatie tussen Belgische organisaties en individuen (freelancers) die btw-plichtige handelingen stellen onderling (B2B). Deze organisaties moeten zowel elektronische facturen kunnen verzenden als ontvangen. Deze verplichting geldt dus niet voor facturen tussen een btw-plichtige organisatie of freelancer en particulieren (B2C).

Voor deze organisaties is het verplicht
Concreet geldt de e-facturatieverplichting in België voor:
- Volledig btw-plichtige vzw’s
  Vzw’s die uitsluitend btw-plichtige handelingen stellen, moeten e-facturen kunnen versturen naar en ontvangen van andere btw-plichtige organisaties en individuen.
- Gemengd btw-plichtige vzw’s
  Vzw’s die zowel handelingen stellen die aan btw onderhevig zijn als handelingen die niet aan btw onderhevig zijn, moeten e-facturen kunnen versturen voor de btw-plichtige handelingen en e-facturen kunnen ontvangen.
- Vzw’s en freelancers die vrijgesteld zijn van btw wegens kleine onderneming
  De vzw’s en freelancers die een jaaromzet van maximum 25.000 euro genereren, zijn vrijgesteld van btw op basis van art. 56 van het Btw-wetboek. Deze vzw’s en freelancers moeten e-facturen kunnen versturen en ontvangen.
- Feitelijke verenigingen met een btw-nummer
  Feitelijke verenigingen die over een btw-nummer beschikken omdat zij btw-plichtige handelingen stellen, vallen onder de verplichte e-facturatie en moeten e-facturen kunnen versturen en ontvangen.
Voor deze vzw's is er een belangrijke uitzondering
- Vzw’s die uitsluitend handelingen stellen die vrijgesteld zijn van btw op basis van art. 44 van het Btw-Wetboek vallen niet onder de e-facturatieverplichting en moeten dus geen e-factuur kunnen verzenden of ontvangen.
- Vzw’s die uitsluitend handelingen stellen die vrijgesteld zijn van btw op basis van art. 44 van het Btw-Wetboek, maar btw-plichtig zijn omdat ze de drempel van 11.200 euro overschrijden voor intracommunautaire verwervingen (aankopen van goederen buiten België) of aankopen van intracommunautaire diensten (aankopen van diensten buiten België), zijn eveneens vrijgesteld van de e-facturatieverplichting en moeten geen e-factuur kunnen verzenden of ontvangen.

Check of jouw vereniging onder de verplichting valt

Er zijn twee manieren om dit te controleren:

1) Via deze tool van de federale overheid controleer je gemakkelijk of je vereniging onder de e-facturatieverplichting valt. Aan de hand van een aantal vragen kom je er snel achter of je vanaf 1 januari 2026 moet overstappen op de verplichte e-facturatie

2) Ben je niet zeker of je vzw als btw-plichtig staat geregistreerd? Check op de Kruispuntbank van Ondernemingen of er bij je vereniging onder ‘Hoedanigheden’ dit staat vermeld: 'Onderworpen aan btw'.

Als dit niet het geval is, staat je vereniging niet als btw-plichtig geregistreerd en val je niet onder de e-facturatieverplichting.
Als dit wél het geval is, kijk dan even na of je vereniging uitsluitend handelingen stelt die vrijgesteld zijn van btw op basis van art. 44 van het Btw-Wetboek. In geval van deze vrijstelling valt je vereniging niet onder de e-facturatieverplichting.
Als dit wél het geval is en er is geen vrijstelling van btw van toepassing, dan valt je vereniging wél onder de e-facturatieverplichting.

Hoe ga ik met e-facturatie aan de slag?

Valt je vereniging onder de e-facturatieverplichting? Of neem je de vlucht vooruit en ga je voluit voor e-facturatie? We zetten je graag op weg met een aantal scenario’s:

Je vereniging werkt samen met een boekhoudkantoor.
Neem in dit geval contact op met je boekhoudkantoor en bespreek de mogelijkheden voor e-facturatie.
Je vereniging voert zelf de boekhouding en gebruikt daarvoor reeds boekhoudsoftware.
Activeer in je boekhoudsoftware de mogelijkheid om facturen te verzenden en ontvangen via Peppol. Je kunt dit meestal gemakkelijk terugvinden bij de ‘Instellingen’-pagina. Eens Peppol is geactiveerd, verstuur en ontvang je voortaan gemakkelijk e-facturen.
Je vereniging gebruikt geen boekhoudsoftware maar wil/moet e-facturen versturen en ontvangen.
Je kan overwegen om je boekhouding voortaan via boekhoudsoftware te doen of je activeert een Peppol-brievenbus. Doccle biedt bijvoorbeeld de mogelijkheid om e-facturen te verzenden of ontvangen en ook verschillende banken bieden deze optie aan via je bankaccount.