OPENDOEK vzw (hierna OPENDOEK) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonlijke gegevens en uw recht op privacy. In dit Privacybeleid willen we heldere en transparante informatie geven over hoe we omgaan met persoonlijke gegevens van contactpersonen. Onder contactpersonen verstaan we personen (leden, niet leden, ex-leden, docenten, vrijwilligers, leveranciers, sympathisanten en anderen) waarmee OPENDOEK in de normale dagdagelijkse uitoefening van het beheer van de vzw in aanraking komt.
Personen die enkel via onze website www.opendoek.be in contact treden met OPENDOEK worden niet opgenomen in de centrale bestanden. Zie hiervoor Privacybeleid www.opendoek.be verderop in dit document. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan zorgvuldig om met persoonlijke gegevens. OPENDOEK houdt zich aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of ook wel GDPR genoemd).
OPENDOEK is de “verwerkingsverantwoordelijke” voor de persoonlijke gegevens ons rechtstreeks toevertrouwd door de betrokken personen, bv. rechtstreeks aangesloten personen, docenten, ontleners Theaterbib, … (geen exhaustieve lijst).
OPENDOEK is de “verwerker” voor de persoonlijke gegevens ons toevertrouwd door middel van“ groeperingen”, bv. een toneelgroep, een dansclub, een tijdelijke vereniging, een club van theaterfanaten, … (geen exhaustieve lijst) ongeacht de rechtsvorm of artistieke aspiratie, die hun leden aansluiten bij de vzw. Deze “groeperingen” verzamelen en beheren in de eerste plaats de persoonlijke gegevens van de bij hen aangesloten personen en dienen derhalve zelf als organisatie de nodige stappen te ondernemen om de eigen verwerkingsprocessen conform te maken aan de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) wetgeving.
Het is niet omdat de persoonlijke gegevens, verzameld en beheerd door de “groepering”, opgeslagen worden in een computersysteem ter beschikking gesteld door OPENDOEK dat deze verantwoordelijkheid overgedragen wordt aan OPENDOEK. Het rechtmatig verwerven van persoonlijke gegevens blijft zonder uitzondering de verantwoordelijkheid van de “groepering”.
Niettegenstaande het voorgaande beheert OPENDOEK zowel de rechtstreeks toevertrouwde gegevens als de via de “groeperingen” verkregen gegevens met dezelfde zorg en volgens dezelfde richtlijnen.
Onze personeelsleden, docenten en vrijwilligers die met OPENDOEK samenwerken zijn op de hoogte van ons beleid, hebben schriftelijk bevestigd dat zij op de hoogte zijn en zijn derhalve gehouden volgens dezelfde richtlijnen te werken.
Wat houdt dit in?
Als OPENDOEK zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonlijke gegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacybeleid vragen heeft hierover kan u altijd contact met ons opnemen via de volgende kanalen:
Uw persoonlijke gegevens worden door OPENDOEK verwerkt ten behoeve van volgende doeleinden en rechtsgronden:
Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonlijke gegevens van u vragen, opslaan, verzamelen en verwerken:
Aanspreking, naam, voornaam, adres, e-mailadres, taal, geboortedatum, geslacht, telefoon- fax- en/of gsm nummer, website, intern lidnummer, aansluiting bij een of meerdere groeperingen” in het kader van de theaterkunsten.“
Enkel waar verdere financiële interactie plaatsvindt met de persoon kunnen extra gegevens nodig zijn zoals firma, geboorteplaats, rijksregisternummer, BTW nummer, nummer van de identiteitskaart, intern leveranciersnummer, statuut, voorkeur vergoedingswijze, IBAN-rekeningnummer en BIC code.
In toepassing van het decreet van de Vlaamse Regering van 3 juni 2022 houdende de verplichting om een uittreksel uit het strafregister als vermeld in artikel 596, tweede lid, van het Wetboek van Strafvordering, te controleren voor bepaalde nieuwe medewerkers, verwerkt OPENDOEK in voorkomend geval deze gevoelige persoonsgegevens (zoals gedefinieerd door de Gegevensbeschermingsautoriteit op https://www.gegevensbeschermin...).
OPENDOEK stelt een ledenportaal ter beschikking van de aangesloten leden via https://mijn.opendoek.be waar ieder aangesloten lid zijn/haar gegevens kan consulteren, wijzigen en verwijderen (waarmee bedoeld dat bovengenoemde individuele gegevens kunnen verwijderd worden, voor volledige verwijdering uit de centrale bestanden dient OPENDOEK gecontacteerd te worden).
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:
Wij geven nooit persoonlijke gegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben. Met deze partijen maken we hierin de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonlijke gegevens te waarborgen.
Verder zullen wij uw persoonlijke gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is (bv. politie in het kader van een onderzoek).
Tevens kunnen we persoonlijke gegevens delen met derden indien u ons hiervoor de toestemming geeft. U heeft het recht deze toestemming te allen tijde in te trekken zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.
OPENDOEK gebruikt Mailchimp als marketingautomatiseringsplatform. Het Privacybeleid van Mailchimp kan u hier raadplegen https://mailchimp.com/legal/pr....
OPENDOEK heeft voor 25 mei 2018 de volledige mailinglijst de mogelijkheid geboden om ondubbelzinnig toestemming te geven voor blijvende opname in die lijst. U heeft het recht deze toestemming te allen tijde in te trekken zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.
OPENDOEK verstrekt geen persoonlijke gegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU zonder uw uitdrukkelijke toestemming.
Wij verwerken enkel en alleen persoonlijke gegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.
Merk op dat – zoals eerder beschreven – de “groepering” in voorkomend geval verantwoordelijk is om deze toestemming te bekomen indien het lid via een groepering aangesloten wordt bij OPENDOEK.
OPENDOEK bewaart persoonlijke gegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze verstrekt zijn.
Het is in de sector van theaterkunsten niet ongewoon dat personen de beoefening stopzetten om ze dan na een aantal jaren terug op te nemen. Hierdoor is het aangewezen dat OPENDOEK de persoonlijke gegevens bewaard voor een termijn van 15 jaar na laatste gebruik.
In een jaarlijkse verwerking zullen alle personen waarvoor geen geldig lidmaatschap geregistreerd werd sinds 30 augustus van het lopende jaar minus 15 via de procedure Verwijdering uit centrale bestanden verwerkt worden.
Het e-mailadres kan nog wel in de Mailchimp mailinglijst voorkomen zolang de persoon zelf zich niet uitschrijft. Deze mogelijkheid wordt geboden bij iedere e-mail die via de mailinglijst verstuurd wordt.
De persoon heeft uiteraard te allen tijde het recht om de persoonlijke gegevens te laten schrappen, zie “Uw rechten omtrent uw gegevens”.
We hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonlijke gegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking.
U heeft recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonlijke gegevens welke wij van u ontvangen hebben. U vindt in dit Privacybeleid hoe u contact kan opnemen met ons.
Inzage, na een eenvoudig e-mailverzoek zal OPENDOEK aan de aanvrager, via hetzelfde en geregistreerde e-mailadres, binnen de kortst mogelijke termijn, een bericht versturen dat opgeslagen gegevens weergeeft. Het kan zijn dat dit bericht aangevuld dient te worden met manuele informatie (bv. deelname aan cursussen, festivals, ontleningen in de TheaterBIB, …). Een manueel voor te bereiden antwoord kan een langere antwoordtijd met zich meebrengen.
Verwijdering uit de centrale bestanden, houdt in dat OPENDOEK de persoonlijke gegevens volledig zal anonimiseren zodat ze niet meer kunnen gelinkt worden aan een persoon of individu maar dat aan de statistische opdrachten van de overheid nog kan voldaan worden. Dit voor zover wettelijk toegelaten bv. moet OPENDOEK een fiscale fiche opmaken in bepaalde gevallen. Het is dus niet wettelijk toegelaten om uw gegevens te laten verwijderen
zodat geen fiscale fiche meer kan opgemaakt worden.
Tevens kan u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonlijke gegevens (of een deel hiervan) door ons of een van onze medewerkers.
Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.
Om misbruik te voorkomen kunnen wij, bij ieder verzoek, u vragen om u adequaat te identificeren. Om uw identiteit te kunnen controleren vragen wij u om een kopie van uw identiteitskaart mee te sturen. We raden u sterk aan om daarbij de pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat.
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonlijke gegevens dan vragen wij u hierover direct contact op te nemen met ons.
U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, dit is in België de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
OPENDOEK kan zijn Privacybeleid wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website www.opendoek.be
Dit is de tweede versie van het Privacybeleid van OPENDOEK. Oudere versies van het Privacybeleid werden opgeslagen in ons archief. Stuur ons een e-mail als u deze wil raadplegen.
OPENDOEK heeft de privacy van internetgebruikers hoog in het vaandel staan. De opslag van gegevens beperken we tot het minimum wat nodig is. En uiteraard worden gegevens nooit voor een ander doel gebruikt dan waarvoor ze zijn verstrekt.
Tijdens je regulier bezoek aan de internetsite www.opendoek.be en alle sub-sites zoals bv. landjuweel.opendoek.be, spotsopwest.opendoek.be… worden nooit persoonlijke gegevens gevraagd of vastgelegd. Omdat wij trachten opendoek.be voortdurend te verbeteren, meten we wel de aantallen bezoekers per pagina en soms ook individuele sporen van bezoekers op de gehele site. Deze sporen worden echter nooit gekoppeld aan individuele gegevens van
bezoekers.
Wanneer je (persoonlijke) gegevens via een webformulier aan opendoek.be doorgeeft, dan gebruiken we deze uitsluitend voor het doel waarvoor je ze hebt ingevuld. Nooit zullen ze aan derden ter beschikking worden gesteld.
Wanneer je via de website een e-mail stuurt aan OPENDOEK, om welke reden ook, dan wordt dit emailadres nooit voor een ander doel gebruikt dan waarvoor je expliciet toestemming hebt gegeven. Wij zijn het gewend iedere e-mail te beantwoorden.
Binnen opendoek.be worden op beperkte schaal zgn. ‘cookies’ gebruikt. Deze worden uiteraard niet misbruikt om persoonlijke gegevens te verzamelen.
‘Cookies’ zijn kleine bestanden uitgezonden door de server van OPENDOEK en geplaatst op de harde schijf van jouw computer. De inlichtingen opgeslagen op deze cookies kunnen enkel door ons gelezen worden en enkel gedurende de duur van het bezoek aan de website. Onze website gebruikt cookies om jouw gebruikersvoorkeuren te onderscheiden van die van andere gebruikers van onze website. Dit helpt ons om je een betere gebruikerservaring te bieden wanneer je onze website bezoekt en laat ons ook toe onze website te optimaliseren. Deze worden echter niet aan persoonlijke gegevens gekoppeld.
Het is mogelijk binnen opendoek.be eigen instellingen, links en selecties op te nemen. Ook deze worden door middel van een zgn. ‘cookie’ gelinkt aan uw eigen computer. Ook deze links worden niet aan persoonlijke gegevens gekoppeld.
OPENDOEK maakt gebruik van de volgende Cookies:
OPENDOEK maakt verder geen gebruik van analytische cookies, of op marketing gerichte cookies.
Op onze website vind je buttons naar onze Facebook-, Twitter-, Instagram- en Youtubepagina's. We maken hierbij geen gebruik van tracking via een zogenaamde pixel.
Heb je een vraag of opmerking hierover, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen via de contactgegevens die in dit document vermeld staan.
Bij het verwijderen uit de centrale bestanden worden de naam, voornaam, adres, aanspreking, emailadres, inlog gegevens, taal, rijksregisternummer, telefoon- fax en/of GSM nummer, website, firma, geboorteplaats, BTW nummer, identiteitskaartnummer, statuut, voorkeur vergoeding, IBAN en BIC code en historiek gegevens verwijderd uit de courante versie van de centrale database voor ledenadministratie.
Indien een e-mailadres bestaat wordt op dat moment nog een laatste e-mail verstuurd naar de persoon met een bevestiging van de verwijdering plus een uniek intern identificatienummer. Deze email wordt niet door OPENDOEK bewaard. De persoon aanvrager tot verwijdering is derhalve als enige in het bezit van de laatste versie van de persoonlijke gegevens. De persoon kan in de toekomst het lidmaatschap reactiveren door voorlegging van dit uniek intern identificatienummer en van de persoonlijke gegevens uit de e-mail.
Boekhoudkundige gegevens worden bewaard volgens de geldende wetgeving die op het moment van opstelling van dit beleid vastgesteld is op “gedurende de 7 jaren (of de 7 boekjaren) die volgen op de belastbare periode waarop ze betrekking hebben.” Verspreiden van nieuwsbrieven
Bij de jaarlijkse aansluiting bij OPENDOEK waarbij, via de persoon zelf of via de ledenbeheerder van de “groepering” via dewelke de persoon aansluit, een e-mailadres opgeslagen wordt in het centraal bestand voor ledenadministratie, zal de persoon, in de email die verstuurd wordt met de elektronische lidkaart, uitgenodigd worden om hun nieuwsbrief-voorkeuren in te stellen en/of de voorkeuren aan te passen via https://mijn.opendoek.be.
Alle leden krijgen automatisch de algemene OPENDOEK-nieuwbrief. De mogelijkheid bestaat om zich selectief aan te melden om extra e-mailinformatie over specifieke onderwerpen (zoals bv. Theaterbib) te ontvangen. Dit is een eigen keuze die de persoon zelf via het ledenportaal dient te maken.
Noteer dat administratief e-mailverkeer hier niet onder valt. Bv. is OPENDOEK gehouden het lidmaatschap en verzekering te melden aan het lid, overzichten van vergoedingen te melden, etc. met andere woorden e-mailverkeer te verzenden dat noodzakelijk is voor het correcte administratief beheer van de vzw.
Tijdens evenementen van OPENDOEK wordt foto- en videomateriaal gemaakt door onze festivalfotografen. Deze foto’s bewaren we in ons festivalarchief en een selectie van de foto’s en video’s publiceren we op onze sociale media kanalen en in drukwerk van daaropvolgende edities.
Bij het publiceren van herkenbare foto’s in ons drukwerk zullen we een redelijke inspanning doen om hier op voorhand toestemming voor te krijgen. Sta je als onderwerp op een van onze foto’s op Facebook of Instagram en wil je deze niet meer gepubliceerd zien, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen via de contactgegevens die in dit document vermeld staan.
