Vanaf 1 januari 2026 is e-facturering tussen btw-plichtige organisaties verplicht. Dat kan ook van toepassing zijn op jouw vereniging. Op deze pagina vind je een antwoord op de vragen die hierover het meest worden gesteld.
Neen. Een factuur opgeslagen als pdf, Word of Excel-document bevat niet de vereiste codering om via het Peppol-netwerk te kunnen worden verstuurd.
Het enige geldige bestandstype is een XML-bestand volgens de UBL-standaard. Om een factuur volgens dit bestandstype te kunnen versturen of ontvangen, moet je gebruikmaken van geschikte boekhoudsoftware of een Peppol-brievenbus zoals Doccle en verschillende banken aanbieden.
Voor het opstellen van een e-factuur moet je gebruikmaken van een e-facturatietool. Deze tool zorgt voor de correcte codering van je factuur.
Bij het opstellen van je e-factuur moet je de volgende verplichte velden te vermelden:
Om na te kijken of je vereniging als ‘Onderworpen aan btw’ staat geregistreerd bij de overheid, zoek je jouw vereniging eenvoudigweg op bij de Kruispuntbank van Ondernemingen.
Weet wel: je vereniging kan aangemerkt staan als ‘Onderworpen aan btw’, maar vrijgesteld zijn van btw-verplichtingen. Doe navraag bij de boekhouder van je vereniging of er een vrijstellingsregel (bijvoorbeeld het veelvoorkomende art. 44 van het Btw-Wetboek) van toepassing is.
Er is een grote markt voor facturatie- en boekhoudsoftware en er zijn er heel wat die een gratis of goedkope instapversie aanbieden, wat ideaal is voor verenigingen en freelancers die maar een beperkt aantal facturen per maand moeten versturen of ontvangen.
Bekijk een overzicht van softwarepakketten die e-facturatie via Peppol aanbieden.
Maak je geen gebruik van boekhoudsoftware, maar wil je wel e-facturen kunnen verzenden of ontvangen? Dan bestaan er enkele goedkope en toegankelijke opties.
Zo biedt Doccle (een ultraveilige digitale brievenbus) sinds kort de mogelijkheid om e-facturen te verzenden en ontvangen. Lees meer informatie (freelancers en verenigingen).
Naast Doccle zijn er ook verschillende banken die op hun klantenportaal een Peppol-brievenbus aanbieden om e-facturen te ontvangen en verzenden.
De btw-plicht wordt bepaald op basis van de handelingen die een organisatie stelt (bijvoorbeeld het verkopen van tickets, programmaboeken, drank, snacks, advertentieruimte...) en niet op basis van de rechtspersoonlijkheid (vzw, ivzw, stichting) van een organisatie. Op deze handelingen kunnen verschillende btw-tarieven en vrijstellingen van toepassing zijn.
Wil je meer informatie over de btw-plicht en de mogelijke vrijstellingen?
