Het Stadstheater redde zichzelf met een origineel sponsor-concept

Het is nu zo’n zes jaar geleden dat de toenmalige voorzitter van het Stadstheater aan Peter Van de Mierop toevertrouwde dat theater maken in Vlimmeren moeilijk leefbaar was. Het Stadstheater had nog maar enkele euro’s in kas en zag geen manier om dat te verbeteren zonder in de portemonnee van het publiek te zitten, lees: de drankprijzen of de ticketprijzen te verhogen.

Peter Van de Mierop: “Toen heb ik gezegd: als je nu met je vereniging nog iets kan doen, dan moet je werken met sponsoring. En als je wil dat de zelfstandigen in de gemeente over de brug komen, dan moeten daar drie partijen beter van worden: de vereniging, het bedrijf dat die sponsoring doet én de persoon die de sponsoring toekent. De vereniging wordt niet beter van ‘geld om geld’. Als je geld krijgt en je geeft iets terug met dezelfde tegenwaarde, heb je eigenlijk niets gewonnen.”

BROOD EN SPELEN

“Het bedrijf dat een sponsoring doet, moet daar fiscaal voordeel uit halen. Je moet dus zorgen voor een officieel document vanuit jouw vereniging dat boekhoudkundig ingeboekt kan worden als onkosten voor een bedrijf. En die persoon die jou die sponsoring toekent, moet er ook iets aan hebben. Het liefst nog met zijn of haar partner. Dus heb ik voorgesteld dat de mensen die iets geven, het gevoel hebben dat ze er ook veel voor terug krijgen. En dat ze zich goed voelen bij hun sponsoring. Want dan zullen ze ook andere mogelijke toekomstige sponsors overtuigen. Kortom: we gaan die sponsors soigneren met eten en drinken. “Maar dat kost ook geld!”, kreeg ik toegeworpen. “Ja”, zei ik, “maar daar gaan we ook sponsors voor zoeken!”

Van de Mierop werkte een model uit waarin bij elke toneelproductie ook een sponsoravond wordt gehouden: een voorstelling exclusief voor de sponsors, met vooraf een receptie, waar de aanwezigen verwend worden met een glaasje cava of wijn en warme en koude hapjes gepresenteerd krijgen. Na de voorstelling krijgen de aanwezigen nog belegde broodjes. Dat broodje zorgt ervoor dat de genodigden blijven en er een gezellige avond ontstaat waarbij de sponsors op een ontspannen manier hun contacten onderhouden of versterken. De volledige catering komt ook van sponsors. Het systeem betaalt zichzelf.

“Ik bekijk het zo: voor die sponsors is dat toneel eigenlijk maar een noodzakelijk kwaad dat hen, samen met hun partner, in staat stelt om een fijne avond door te brengen met gelijkgezinden, dus met andere zelfstandigen. Het eerste jaar zijn we begonnen met 36 sponsors. Nu hebben we er 161 en moeten we al twee sponsoravonden organiseren per productie. Die mensen hebben niet per se een connectie met theater, maar het is wel een avondje uit voor mijnheer en mevrouw.”

LEGIO

Daarbovenop kan een sponsor logovermelding krijgen op of in bv. het programmaboekje, flyers, affiches, de inkomkaarten, banners, of een infoboekje dat in de hele gemeente in de brievenbussen valt. Hoe vaak en hoe groot die logovermelding is, hangt natuurlijk af van hoeveel die sponsor betaalt. Dit jaar bedacht Van de Mierop er nog wat bij: sponsors op bierviltjes.

“Ik ben eens gaan informeren wat het kost om bierviltjes te laten maken. Dat bleek nogal mee te vallen: 170 euro voor 2.500 stuks. Op zo’n bierviltje is plaats voor 4 sponsors, dus daarmee kunnen we ook weeral een zakcentje verdienen.

We bieden de sponsors ook een drankenpakket aan. Zij kopen dit vooraf en moeten tijdens de sponsoravond niet meer aanschuiven voor drankbonnen. Hierdoor blijven zij bij hun gesprekspartner en verloopt voor hen de avond zonder zorgen. Alles is vooraf geregeld. En de ongebruikte drankbonnen nemen ze mee naar huis. Alweer een goede zaak voor de kas van Het Stadstheater.

Met heel dat pakket aan mogelijkheden heeft het Stadtheater een mooie spaarpot weten op te bouwen. Sponsoravonden brengen het dubbele op van een gewone toneelavond. Ja, ze krijgen drank en hapjes aangeboden tijdens de receptie. Maar na de voorstelling betalen ze zelf voor hun consumpties. “Het is geen uitzondering dat de laatste hier om half vier ’s nachts naar buiten gaat, op een donderdagavond!”

VRIJHEID

De gezonde financiële situatie laat Het Stadstheater toe om zijn leden in de watten te leggen. Geregeld gaat de groep samen naar andere voorstellingen kijken op kosten van de vereniging. Ook worden er teambuilding activiteiten en een teerfeest aangeboden. Sponsors staan ondertussen in de rij om mee in het systeem te stappen. Je zou je gaan afvragen of het eigenlijk nog wel over toneel gaat.

“Het is dankzij dit systeem dat wij op een hoog niveau toneel kunnen spelen. Er is bijvoorbeeld geen belemmering meer om het decor te kunnen maken dat we willen maken, om te zorgen dat er licht is zoals wij dat graag hebben. Dus de technische ploeg is meer gemotiveerd, want die kan nu eer halen van haar werk. Daardoor heeft de regisseur meer tijd om met zijn acteurs bezig te zijn. Kortom: als je zorgt dat je financiële vrijheid hebt, creëer je een klimaat waarin mensen voor die productie meer moeite willen doen.”

WIE VOLGT?

Een inspirerend voorbeeld, dat is het minste wat je kan zeggen. Maar is het ook weggelegd voor andere gezelschappen? Om te beginnen vraagt het tijd. Is er in elke vereniging wel iemand die hier voldoende uren aan kan besteden?

“Je hebt drie mensen nodig: iemand die alles begeleidt en die het helemaal uitwerkt. Dat is ook degene die het verhaal kan overbrengen aan de leden, zodat zij dat positief kunnen uitdragen naar de sponsors. Aan een sponsor hoef je de uitleg maar één keer te doen, de jaren daarna is hij mee in het verhaal. Dan heb je iemand nodig die de lay-out doet van het drukwerk. Ik heb ondervonden dat dit per productie op een 20-tal werkuren neerkomt. En tenslotte moet er iemand zijn die alles financieel opvolgt. Zorg er altijd voor dat het gesponsorde bedrag op de rekening staat vooraleer je naar de drukker stapt. Dit vermijdt mogelijke discussies met de sponsor.”

“Ik wil wel adviseren aan andere gezelschappen om niet meteen te gaan doen wat wij nu doen. Je vereniging moet kunnen meegroeien in het concept. Ook wij boden in het eerste jaar een kom soep aan met enkele hapjes en een pistolet die we zelf hadden besmeerd. Ondertussen werken we wel met traiteurs. Ook het drukwerk was in het eerste jaar niet meer dan de affiche en inkomkaarten. De rest kwam er geleidelijk aan bij. Rock Werchter en Tomorrowland waren in hun eerste jaar ook niet wat ze nu zijn.”