What are you looking for?

Aan de deur, telefonisch of online: op zoek naar het beste ticketsysteem

Wednesday 11 Dec 2019
Bernard Soenens
Wachtmuziek c Martijn Stoop 0

Voor elk gezelschap bestaat wel een passend ticketsysteem. Wij checkten ze allemaal, van voorverkoopdag tot zelfgeknutselde website.


Valt je gezelschap terug op een trouw publiek dat het weekend van jullie voorstelling al in de agenda heeft aangekruist? Of probeer je online mensen buiten de grenzen van de lokale gemeenschap te bereiken? Voor elk gezelschap bestaat wel een passend ticketsysteem. Wij checkten ze allemaal, van voorverkoopdag tot zelfgeknutselde website.

Toen van het internet geen sprake was in het lokale verenigingsleven, mobiliseerde het gezelschap zelf de eigen achterban. Elk van de leden nam één of meer straten voor zijn rekening en trok van deur tot deur om toegangskaarten aan te bieden. Je scoorde financieel en onderhield de relatie met het publiek, maar een garantie op volle zalen was het niet. In 1978 maakte Toneel KWB-KAV Lendelede bijvoorbeeld gewag van 600 verkochte tickets voor de gastvoorstelling ‘De klucht van de brave Moordenaar’, hoewel het maar over 200 zitplaatsen beschikte. “Geen probleem”, wist de voorzitter: “Niet iedereen komt opdagen.” Uiteindelijk namen zestien aanwezigen plaats op de eerste rij. De opbrengst ging naar een goed doel.

Vandaag is de verkoop van deur tot deur uitgestorven. Gezelschappen zoals KWTG Wijnegem lossen het telefonisch op en geven de mogelijkheid om je ticket op voorhand aan korting op te halen. In sommige dorpen nodigt de plaatselijke toneelgroep haar trouwe publiek nog uit naar een voorverkoop. Bij Flor Barbry's Volkstheater uit de Westhoek en De Kluchtige Vrienden uit het Limburgse Wellen heeft die traditie nog succes. Meestal gaan de tickets op die dag vlotjes de deur uit. De resterende tickets kun je in Westouter telefonisch reserveren, in Wellen loop je langs de krantenwinkel.

De Kluchtige Vrienden weet wel hoe het zijn publiek dichtbij moet houden. Vooraf krijgt elke brievenbus en mailbox in Wellen een flyer. “We halen zo’n duizend toeschouwers per productie”, vertelt voorzitter Martin Onkelinx. “In de pauze biedt een dame frisco’s aan en verzamelt ze meteen ook de e-mailadressen van nieuwe toeschouwers. Een onschuldige hand haalt er twee winnaars uit die een vrijkaart krijgen voor de volgende productie.”

Eenmanscallcenter

Nu meer mensen hun boeken, kledij, speelgoed en muziek online kopen, is ook de verkoop van theatertickets in verregaande mate gedigitaliseerd. Welk ticketsysteem je gebruikt, hangt af van je behoeften en mogelijkheden qua kostprijs, kwaliteit en klantvriendelijkheid. De meeste groepen verkopen hun tickets via een reservatieformulier op hun website. Zo loopt het bij Pogen uit Turnhout, dat in 2019 zijn honderdste verjaardag vierde. Maar de zorg voor het ouder publiek noopt hen ook tot het behouden van de telefoon als reservatiekanaal.

Een reservatieformulier aan sociale media als Facebook koppelen is ook een populaire optie. “Daar zijn geen kosten aan, maar je houdt veel administratie over en er loopt veel mis”, zegt theatermaker Jeroen Medaer, die daarom afzag van dit ticketsysteem voor zijn soloproject ‘Proces Blauwbaard’.

Veel hangt dus af van het engagement van enkelingen. Bij Kabatoon Emblem neemt penningmeester Fred Dermul die administratie voor zijn rekening. Hij is stand-by om telefoons op te nemen, eventuele lacunes op te vangen en handmatig e-mails te sturen om te herinneren aan de betalingsopdracht en om datumwissels en zitplaatsen te regelen. “Er zijn niet veel mensen die zich aan onze voorziene telefoonuren houden”, merkt Dermul op, maar daaraan stoort hij zich niet. Het biedt het gezelschap de mogelijkheid om een zalenplan op te stellen waarbij familie, buren of vrienden kunnen samenzitten - dat lukt alleen met grondige kennis van je publiek.

Hackers uit Peru

De tweede optie die Medaer zag voor zijn soloproject, was het samenstellen van zijn eigen ticketsysteem. “Daarvoor hoef je geen programmeur te zijn, maar enige technische kennis is wel vereist. Je koopt bijvoorbeeld een ticketplatform bij Tickera en betaalt eenmalig de kostprijs. Daarop kan je een betaalplatform aansluiten en zo je eigen tickets verkopen.”

Dankzij de aanpak van een bevriende hobby-IT’er stapte Stalteater Oelegem twee jaar geleden over naar een zelfgemaakt online ticketsysteem als enige reservatiekanaal. Een meevaller was dat het oudere publiek zich heel snel aanpaste. Het systeem is immers voordelig voor zowel de toneelkring als de toeschouwers.

Het gezelschap heeft permanent zicht op de stand van zaken en kan het reservatiesysteem aanpassen volgens het variërende zalenplan van zijn producties. Bovendien wordt niemand opgezadeld met een urenlange stand-by voor het behandelen van de reservaties. De toeschouwer op zijn beurt ontvangt een automatische mail met info over zijn reservatie en betalingsopdracht, een herinnering indien de betaling uitblijft en een verwelkoming de dag voor de voorstelling. Hij kan ook een datumwissel uitvoeren. De abonnee wordt verwittigd als zijn reservatie uitblijft.

“Het enige probleem zijn de potentiële aanvallen van hackers afkomstig uit India, Bangladesh, Bolivia of Peru die vijftig tickets in één keer bestellen”, lacht Nele Grootjans. “Leuk om te weten dat het Stalteater een internationaal publiek aantrekt, maar we kiezen voor extra beveiliging van de website.”

De grote spelers

Toch opteerde Jeroen Medaer voor de laatste optie: in zee gaan met grote spelers als Eventbrite, Rood Fluweel of Ticketmaster. Hij koos voor Eventbrite vanwege de eenvoudige, snelle en klantvriendelijke bediening. De klant kan er in één operatie tickets reserveren, betalen en zitplaatsen kiezen. Dat je met Bancontact kan betalen, gaf voor Medaer de doorslag. “Het is een belangrijke troef op het vlak van public relations.”

De jongvolwassenen van Milla creëren tweejaarlijks een theaterproductie en werkten nu voor de eerste keer samen met Eventbrite. Al was het ook even wennen. Bij de opstart voerden ze hun vier voorstellingen als één evenement in - een valse start. Maar voor een grote vermindering van het administratief werk en een vlotte bediening hadden ze dat leergeld wel over. En ook een hap uit hun inkomsten, want de kostprijs van Eventbrite ligt relatief hoog: een procent op ieder verkocht ticket. De conclusie? Geschikt als je over genoeg budget beschikt.

More News

HOE ACTEREN JE OOK BETER IN JE JOB KAN MAKEN

OPENDOEK magazine 18.12.2023
Read more
Wim Opbrouck Damon De Backer 4

Wim Opbrouck wist het even niet meer... WAT GEBEURT ER ALS JE JE TEKST VERGEET?

OPENDOEK magazine 18.12.2023
Read more
Ifigeneia KVS2023 Danny Willems 33 T4 SC0365

De macht van het publiek: “Vanuit de duisternis kan je altijd alle kanten op”

OPENDOEK magazine 18.12.2023
Read more

Receive all updates about OPENDOEK via our newsletter (in Dutch)