Duurzaam duurt het langst
Hoe bouw je een hechte band op met je publiek, ook als je niets te verkopen hebt? Door via duurzame communicatie een relatie op te bouwen met alle betrokkenen van je gezelschap. Wie het hele jaar door de band met anderen warm houdt, ziet ticketverkoop vanzelf stijgen. Maar belangrijker: je ziet ook hoeveel werk je uit handen kan geven, als je publiek en medewerkers staan te dringen om erbij te zijn. Misschien belt de plaatselijke persmuskiet je straks zelf op...
Theatergezelschappen die duurzaam communiceren, doen hun werk in één keer goed. Ze bekijken de communicatiecyclus als één geheel: van marketing, over informeren, entertainen en verbinden tot het bieden van een goede service. Een duurzame communicatiecyclus maakt gebruik van feedback. Het publiek, je leden en vrijwilligers kunnen je precies vertellen hoe je organisatie ervoor staat. Een duurzaam communicerende organisatie staat daarvoor open. Niet alleen worden je voorstellingen en repetities er beter van, publiek en alle andere betrokkenen merken dat je naar hen luistert. Het is een kwestie van vertrouwen schenken – aan publiek, leden en medewerkers – en daarvoor worden terugbetaald. Voordeliger én winstgevend dus.
Duurzaam communiceren in de praktijk
Een vereniging die het duurzaam communiceren in de vingers heeft, is TeamJacques, een musicalgezelschap uit Brugge. Als ik Jonas Jacques, een van de bezielers, aan de lijn krijg, moet ik maar één vraag stellen en hij is vertrokken: of hij bewust omgaat met communicatie? Zijn gezelschap houdt de band met alle betrokken het hele jaar warm. “Sinds 2015 zijn we een groter gezelschap dat stevige musicalproducties op de scène brengt, met soms wel veertig acteurs”, zegt Jacques. “Ondanks een professionele omkadering blijven we een amateurgezelschap. Het beoefenen van een kunstvorm en wat dat doet met mensen blijft ons belangrijkste doel. We willen mensen verbinden via theater.”
Op een persoonlijke en menselijke maat communiceren is een must, ook met je eigen leden en vrijwilligers. Daarvoor ga je met hen in interactie. “De kerngroep, of de productieleiding, vraagt veel inhoudelijke en creatieve feedback aan medewerkers en de acteurs”, zegt Jacques. “Dat begint al als iemand wil meespelen of meewerken. We vragen waar elk goed in is en proberen die skills mee te nemen in het stuk. Een actrice die bijvoorbeeld graag tekent kan haar passie ook kwijt bij decor- en grafische ploeg. Bij de keuze van verhalen die we op scène zetten, houden we rekening met de wensen en ideeën van onze medewerkers en ons publiek. We communiceren het hele jaar door met de vrijwilligers en medewerkers via een gesloten Facebookpagina en Instagramgroep. Het zijn communicatiekanalen waarbij rechtstreekse interactie heel gemakkelijk is. We hebben ook een nieuwsbrief die we op regelmatige tijdstippen versturen.”
Het is goed om de vinger aan de pols te houden van alle betrokkenen. Medewerkers die zich gehoord voelen, zijn meer betrokken én blijven zich ook langer en intenser engageren. Want daar leeft een amateurgezelschap van: mensen die door het vuur gaan en topprestaties leveren vanuit een intrinsieke motivatie. Jacques: ”De impasse van de coronacrisis hebben we gebruikt om een bevraging te doen bij onze doen bij ons publiek, onze partners en onze medewerkers: hoe zien zij TeamJacques evolueren? Dat werd erg geapprecieerd.”
Van toeschouwer tot ambassadeur
Door je publiek te kennen en regelmatig te informeren en entertainen, ontwikkel je een duurzame band. En dan willen toeschouwers geen enkele voorstelling missen. Dat weet ook Jacques: “We willen weten wie ons publiek is en waarom het naar TeamJacques komt kijken. Want ook al zijn we een liefhebbersorganisatie, toch hebben we een stevig budget nodig om onze producties op scène te zetten. We zijn afhankelijk van onze toeschouwers om geld in het laatje te brengen. Daarom willen we zoveel mogelijk inspelen op hun wensen, echter zonder onze eigenheid te verliezen. We zijn geen reproductiegezelschap dat Disneyklassiekers of kaskrakers naspeelt. We produceren zelf eigentijdse Vlaamse verhalen en nieuwe concepten. En dat wordt ook door ons publiek gewaardeerd.”
Om een band met je publiek warm te houden, ook tussen twee producties in, moet je blijven communiceren. “Een aantal keer per jaar sturen we een digitale nieuwsbrief naar een adresbestand van bijna duizend geïnteresseerden”, zegt Jacques. “We geven hen een inzicht in ons werkproces, de keuzes die we maken tijdens het creëren. We tonen ook filmpjes van repetities of van een grimemake-over. Zo zien ze hoe een voorstelling ontstaat én prikkelen we hun nieuwsgierigheid naar het eindresultaat. En dat werkt! Dat merken we aan de mond-aan-mondreclame, de deelacties op sociale media en de nieuwe inschrijvingen voor onze nieuwsbrief. Ook zijn we aanwezig op regionale evenementen, vanwege de herkenbaarheid en om nieuw publiek aan te boren. En na een voorstelling zal je onze ploeg niet backstage vinden, maar tussen het publiek. Om te weten hoe ze een voorstelling ervaren, wat goed was en wat voor verbetering vatbaar is. Een persoonlijke en informele exitpoll. Maar het belangrijkste is dat we met de reacties ook aan de slag gaan. Anders ben je na een tijd niet meer geloofwaardig.”
Eerlijk duurt het langst. Wat je belooft, moet je waarmaken. Jacques: “We bieden ons publiek waar voor zijn geld. Dus is er soms een rondleiding achter de schermen, delen we gratis programmaboekjes uit en komen de acteurs in kostuum kennismaken met de kinderen na een schoolvoorstelling. Dit alles om het publiek met een goed gevoel naar huis te laten gaan. Want dan komt het terug.”
Langdurige samenwerking
Ook met de partners en sponsors tracht je als gezelschap een duurzame relatie uit te bouwen. “We werken al jaren samen met Welzijnsschakels en VRIJUIT, zodat onze voorstellingen betaalbaar blijven voor mensen met een beperkt budget”, zegt Jacques. “En de cultuur- en jeugddienst vragen we om mee promotie te voeren naar hun doelpubliek. We koppelen hier dan iets extra aan zoals een redactioneel artikel, een vrijkaart of een leuke preview via sociale media. Ook scholen proberen we warm te maken voor onze producties. Zo voorzien we een concreet en bruikbaar pedagogisch pakket rond de thema’s van elke productie.”
Een valkuil is dat eens de productie achter de rug is, de sponsors worden vergeten, tot een volgende productie op stapel staat. En dan moet je weer op pad om sponsors te zoeken… “Tussen twee voorstellingen houden we zeer bewust contact met onze sponsors”, zegt Jacques. “We bedanken hen altijd persoonlijk voor hun steun. En we houden hen op de hoogte van onze volgende projecten. In de mate van het mogelijke geven we hen ook nog iets extra: een compilatiefilmpje van de repetities en de voortgang van de productie, een vrijkaart, drankbonnetjes. We hebben liever tien jaar een goede samenwerking met dezelfde sponsors dan éénmaal een lucky shot van een sponsor die je daarna nooit meer ziet.”
Bianca De Wolf
”We gebruikten de impasse van de coronacrisis om onze medewerkers, cast en leden te bevragen: hoe zien zij ons gezelschap evolueren? Dat werd erg geapprecieerd.” Jonas Jacques, TeamJacques
“We hebben liever tien jaar een goede samenwerking met dezelfde sponsors dan éénmaal een lucky shot van een sponsor die je daarna nooit meer ziet.” Jonas Jacques, TeamJacques
