Toestemming van ouders of voogd

Voor heel wat zaken heb je de schriftelijke toestemming nodig van de ouders of voogd van minderjarigen. Bijvoorbeeld om gegevens te verwerken of beeldmateriaal te maken (GDPR), of om met een minderjarige (zonder diens ouders) naar het buitenland te gaan (ouderlijke toestemming). Het is dus zeker aan te raden deze reflex in te bouwen en voor bijzondere activiteiten zoals een uitstap of een weekend toestemming te vragen bij de ouders of voogd. Een toestemming voor het gebruik van beeldmateriaal vraag je best meteen bij de inschrijvinging of aan de start van je werking aan, zo ben je meteen in orde. 

 

Hier vind je een template voor het verkrijgen van deze toestemming: 

template_toestemmingbeeldmateriaal.docx

Medische fiche

Naast een toestemming voor beeldmateriaal is het nuttig (maar niet verplicht) om van kinderen waarmee je aan de slag gaat een medische fiche op te vragen, zeker wanneer je op kamp gaat. Zo kan je als er iets gebeurt onmiddellijk de juiste informatie aan gezondheidswerkers bezorgen, ben je op de hoogte van allergieën en kan je het nemen van eventuele medicatie mee in het oog houden. Een medische fiche mag maximaal 1 jaar worden bijgehouden en moet na die periode worden vernietigd. Je moet dus van terugkerende deelnemers elk jaar deze informatie opvragen. Er kan overigens altijd iets wijzigen. De medische fiche moet bij minderjarigen steeds door de ouders of voogd worden ingevuld. 

 

Hier vind je een template van een medische fiche die je kan gebruiken: 

MEDISCHEFICHE2020.pdf

Wet op kinderarbeid

In België geldt een verbod op kinderarbeid voor kinderen jonger dan 15 jaar. Activiteiten die in de vorming of opvoeding van kinderen passen vallen hier niet onder. (bv jeugdorganisaties, school, huishouding, …) Wanneer er sprake is van (betaalde) activiteiten die op meer dan enkel de vrije tijd van kinderen beslag nemen, geldt het verbod wel. Voor medewerking van kinderen als artiest bestaan uitzonderingen waarvoor individuele afwijkingen kunnen aangevraagd worden.

 

Hoewel de meeste toneelverenigingen onder vrijetijdsbesteding en vorming van het kind vallen, en dus geen verbod kennen, kan het geen kwaad om de regels voor kinderarbeid even door te nemen. Voor verschillende leeftijdscategoriën worden namelijk verschillende duurtijden vooropgesteld waar elke vereniging die met kinderen werkt rekening mee zou kunnen houden.

Lees meer op cultuurloket.

Uittreksel van het strafregister voor begeleiders

Om minderjarigen beter te beschermen en een aantasting van hun fysieke, psychische of seksuele integriteit zoveel mogelijk te vermijden, voerde de Vlaamse Regering de verplichting in om bij nieuwe medewerkers in bepaalde functies een uittreksel van het strafregister op de vragen en te controleren. Het decreet gaat in vanaf 1 februari 2023. Het departement Cultuur, Jeugd en Media stelde een overzichtelijk document op waarin je alles kan nalezen. Hieronder vatten we de belangrijkste zaken samen maar we raden het aan om ook het volledige document door te nemen als je met minderjarigen werkt. 

 

Draaiboek departement Cultuur, Jeugd en Media: Jeugd (enkel voor erkende jeugdorganisaties)

Draaiboek departement Cultuur, Jeugd en Media: Cultuur

 

Waarover gaat het?

De officiële omschrijving is: 'Decreet houdende de verplichting voor bepaalde organisaties om een uittreksel uit het strafregister als vermeld in artikel 596, tweede lid, van het Wetboek van Strafvordering, te controleren voor bepaalde nieuwe medewerkers.'

  • Onder 'bepaalde organisaties' wordt hetvolgende verstaan: organisaties die specifieke activiteiten organiseren met contacten met kinderen en jongeren, zoals opvoeding, psychomedische-sociale begeleiding, hulpverlening aan de jeugd, kinderbescherming, animatie of begeleiding van minderjarigen. Dit omvat dus ook theateractiviteiten met minderjarigen! 
  • Een uittreksel van het strafregister is een officieel document dat te verkrijgen is bij de gemeente waar de persoon is ingeschreven. Het bevat eventuele strafrechterlijke veroordelingen die op naam van de betrokkene staan. Het vervangt het vroegere 'getuigschrift van goed zedelijk gedrag'. 
  • In het geval van dit decreet gaat het om model 'artikel 596.2', ofwel het minderjarigenmodel. De aanvrager vermeldt dit best bij aanvraag in diens gemeente zodat de ambtenaar het correcte model kan afleveren. 

 

Controleverplichting

Het decreet is een controleverplichting voor elke nieuwe medewerker. Je moet het uittreksel aanvragen voor je beslist de persoon aan te stellen. Je mag het echter enkel opvragen als je de kandidaat medewerker effectief wenst aan te stellen. Het uittreksel mag maximaal 1 maand oud zijn op het moment dat het wordt voorgelegd.

Je bent als organisatie verplicht om de controle van het uittreksel te doen, en wel wanneer de volgende vier voorwaarden zijn voldaan: 

  • De nieuwe medewerker zal een activiteit uitvoeren die valt onder de beschrijving van het eerste punt hierboven. (vb. regisseur van een theaterstuk met minderjarigen; ook als niet alle spelers minderjarig zijn).
  • De medewerker zal op structurele basis rechtstreeks contact hebben met minderjarigen. (Structureel wil niet zeggen dat het om een langdurig engagement hoeft te gaan, een weekcontract voor een theaterkamp is bijvoorbeeld ook intensief en wordt als structureel gezien). Opgelet, ook online contact met minderjarigen wordt als rechtstreeks beschouwd. 
  • De medewerker is meerderjarig, of zal dat zijn op het ogenblik van aanstelling. 
  • De medewerker wordt aangesteld door middel van een overeenkomst of een eenzijdige benoeming. Daarmee bedoelen ze medewerkers met een arbeidsovereenkomst (ook jobstudenten!), medewerkers met een overeenkomst inzake verenigingswerk (art. 17), statutaire ambtenaren, student-stagiars die stage lopen, zelfstandigen (vb. freelancers). 

 

Wanneer moet de controle niet worden doorgevoerd? 

  • Voor vrijwilligers geldt voor erkende jeugdverenigingen een vrijstelling voor het controleren van vrijwilligers. Alle andere organisaties (ook jongerengroepen die niet binnen het jeugdwerk erkend zijn) moeten ook vrijwilligers controleren. 
  • Indien een medewerker al een uittreksel heeft voorgelegd binnen hetzelfde jaar aan dezelfde organisatie, moet dit niet opnieuw gevraagd worden. 
  • Bij een overeenkomst met een rechtspersoon (vb een vennootschap op vzw) hoeft de controle niet te gebeuren als de rechtspersoon bevestigd dat zij de controle al deden. (vb. je werkt samen met een vzw voor de regie van je volgende productie). 
  • Als je een niet-structurele overeenkomst maakt met een zelfstandige. (vb. een eenmalige namiddagworkshop)

 

Wanneer moet de controle opnieuw gebeuren? 

  • Wanneer een medewerker, waarbij de controle al gebeurde, een andere functie krijgt of in een andere soort activiteit wordt ingezet moet de controle opnieuw gebeuren (vb. de regisseur van je stuk zal na afloop van die activiteit ook aangesteld worden als docent op een zomerkamp). 
  • Wanneer met een medewerker telkens een nieuwe (jaarlijkse) overeenkomst wordt gesloten, moet de controle opnieuw gebeuren. (vb. Je werkt met een vaste regisseur die elk jaar ingezet wordt, dan moet jaarlijks de controle gebeuren). 
  • Wanneer er een gegronde indicatie voor is, kan opnieuw een uittreksel aangevraagd worden. Dit kan slechts zeer uitzonderlijk en er moeten objectieve omstandigheden voor zijn. Lees meer in het document van het Departement Cultuur, Jeugd en Media. (Zie bovenaan dit hoofdstuk). 

 

Beoordeling van het uittreksel uit het strafregister

Wanneer je als organisatie het uittreksel ontvangt moet je het volgens de inhoud beoordelen. 

  • In geval van een blanco strafregister is er uiteraard geen beoordeling nodig. 
  • Wanneer er wel veroordelingen vermeld worden betekent dit niet automatisch dat de persoon in kwestie een gevaar vormt voor minderjarigen. Het kan bijvoorbeeld ook om een verkeersovertreding gaan. Lees zeker hoofdstuk 5.2. van het document van het departement Cultuur, Jeugd en Media door als deze situatie zich voordoet. (Zie bovenaan dit hoofdstuk). 
  • In bepaalde gevallen is er geen ruimte voor beoordeling. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer een bijkomende straf vermeld wordt in artikel 382 bis 1°, 2° of 3° (zedenmisdrijven tov minderjarigen) op het strafregister. Naast de verwijzing naar dat artikel zal er in dat geval ook 'ontzetting van het recht' vermeld staan. 

 

Privacy

Gerechtelijke gegevens zijn erg gevoelige informatie. De GDPR stelt dan ook strenge regels voorop voor het omgaan met dit soort gegevens. 

  • Het uittreksel mag enkel gecontroleerd worden voor nieuwe medewerkers. (Regisseurs of andere medewerkers die al aan het werk zijn op 1/02/2023 mogen dus nu niet gecontroleerd worden). 
  • Het is niet veilig om het uittreksel via mail op te vragen. Je kan gebruiken van veilige digitale alternatieven (zoals https://send.tresorit.com) of het uittreksel op papier opvragen. 
  • In de privacyverklaring van je organisatie moet je vermelden welke categorieën van personen toegang hebben tot de gegevens (vb. het 'bestuur van je vereniging' of 'coördinatoren van de jongerenwerking')
  • Persoonsgegevens mogen sowieso niet langer bewaard worden dan nodig. Na de aanstelling moet je het uittreksel dus vernietigen. Om te kunnen bewijzen dat je de verplichte controle effectief deed noteer je in je administratie dat de controle is uitgevoerd. 
  • De personen die de controle uitvoeren moeten vanzelfsprekend de informatie vertrouwelijk behandelen en mogen het op geen enkele wijze (ook niet mondeling) verspreiden. 

 

Aansprakelijkheid

Indien men de formaliteit van het opvragen naleeft kan er geen sprake zijn van aansprakelijkheid wanneer er ondanks de controle toch iets misgaat. Er wordt van organisaties verwacht dat ze naar best vermogen een beslissing nemen en ter goeder trouw, voorzichtig en zorgvuldig handelen. De veiligheid van minderjarigen moet primeren.