Het privacybeleid van OPENDOEK
Het Privacybeleid van OPENDOEK werd duidelijk omschreven en is beschikbaar:
Klik hier om je te informeren.
Toestemming beeldmateriaal
Foto's en videos maken van je leden of de deelnemers aan een activiteit en deze gebruiken in je communicatie mag niet zomaar. Je hebt toestemming nodig om dit te doen. Bij minderjarigen heb je toestemming nodig van een ouder of voogd. Jongeren ouder dan 18 moeten zelf toestemming geven. Je kan het template van JongDOEK gebruiken om deze toestemming op te vragen.
General Data Protection Regulation
De (nieuwe) wet op de privacy in Europa
Op 25 mei werd de ‘GDPR’ van kracht binnen de Europese Unie. Die kleine afkorting van vier letters belooft echter een grote impact te hebben op elk bedrijf, elke organisatie of vereniging waar men adressenlijstjes bijhoudt of mailing-campagnes doet.
De ‘GDPR’ of voluit General Data Protection Regulation, is de nieuwe privacy-regeling van en voor Europa. Deze regeling zal van toepassing zijn op de hele héle grote namen (denk gerust aan Facebook, Danone, Lufthansa, Apple, Bol.com...) en de iets kleinere namen (vul hier gerust de naam van je eigen theatervereniging in) die actief zijn binnen de Europese Unie.
Hoe mag je (e-mail)adressen verzamelen? Hoe kunnen mensen zich uitschrijven uit je nieuwsbrief? Mag je ingezamelde adressen eindeloos en voor alles en nog wat gebruiken? Moet je wel of niet een DPO aanstellen binnen je vereniging? En wat is dat eigenlijk, een DPO? Kortom, wat mag nog wel en wat mag niet (meer)?
Dat gaan we het best even goed na, want sinds 25 mei 2018 is de nieuwe regeling van kracht en daar moet je dus mee in regel zijn. En de GDPR is al bij al toch vrij complex.
GDPR-PRESENTATIE
Gelukkig zijn er organisaties als
- ThreeAndMore (een platform voor verenigingen en organisaties om hun leden, activiteiten en communicatie te beheren) en
- Scwitch (de dienstverlener voor zakelijk organisatiemanagement in de socioculturele sector).
Beiden werkten een presentatie uit waarin klaar en duidelijk wordt uitgelegd hoe je je organisatie in regel kunt stellen. Deze presentaties kan je hier downloaden:
GDPR privacywetgeving persoonsgegevens.pdf
TOELICHTING BIJ DE GDPR-PRESENTATIE VAN SCWITCH
Speciaal voor lokale verenigingen maakte Scwitch ook een aangepaste online toelichting bij die presentatie. Deze kan je hieronder bekijken, maar je moet er wel je tijd voor nemen. De presentatie duurt een vol uur, maar nadien is toch een groot stuk van de GDPR-sluier gelicht.
Meer info
Nog nood aan meer informatie? Hieronder vind je bijkomende uitleg en voorbeelden van ThreeAndMore en Scwitch.
GDPR-presentatie (ThreeAndMore)
Download hier de GDPR-presentatie van ThreeAndMore:
GDPR privacywetgeving persoonsgegevens.pdf
GDPR-presentatie (Scwitch)
Download hier de GDPR-presentatie van scwitch:
GDPR-registratie (Scwitch)
Download hier de template van scwitch die je kan helpen bij de opmaak van je register:
180320-register-minimaal-vrijwilliger.xlsx
Privacy-verklaring (Scwitch)
Scwitch werkte ook een voorbeeld uit van hoe een privacy-verklaring eruit kan zien: